كيف تتعامل مع سيل رسائل البريد الإلكتروني اللا نهائي في إجازتك؟

هل يجب عليك التحقق من البريد الإلكتروني في الإجازة أو مواجهة عدد لا نهائي من الرسائل بمجرد عودتك إلى المكتب؟، لا يعد أي منهما خيارًا رائعًا، لهذا السبب يختار الكثير من الناس حلاً وسطاً.

قال زاكاري وينر الرئيس التنفيذي لشركة التسويق Emerging Insider Communications إن متابعة البريد الإلكتروني في العطلة غالبًا ما تكون خطوة سيئة.

وأضاف: "بمجرد فتح البريد الإلكتروني، ستجد نفسك مضطرًا للرد، وقضاء ساعات وساعات من الوقت عن غير قصد".

ومع ذلك، فإن حوالي 84% من الموظفين يفعلون ذلك، وأكثر من 70% يقومون بمتابعة الرسائل من 3 منصات أو أكثر مثل Teams و Slack و WhatsApp، وفقاً لمستشار التوازن بين العمل والحياة الشخصية جو روبنسون.

أطلق روبنسون حملة في وقت سابق من مايو/آيار الجاري للتعامل مع المشكلات المتعلقة بالتعامل مع البريد الإلكتروني، كما قال لـ CNBC.

وبحسب مسح للعمال أجراه روبنسون في أبريل/نيسان وجد أن:

25% فضلوا عدم الحصول على عطلة لتجنب تراكم البريد الإلكتروني عند العودة إلى المكتب
34% قاموا بخفض عدد أيام الإجازة للسبب نفسه
87% فضلوا سياسة الشركة الخاصة بوقف الاتصال بالموظف بعد العمل، باستثناء حالات الطوارئ

وقال إن إحدى الشركات التي تقوم بذلك بشكل صحيح هي مجموعة Mercedes-Benz، والتي تتيح للموظفين حذف رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيًا أثناء وجودهم في إجازة. 

وفقًا لروبنسون، قال 95% من المشاركين في الاستطلاع إنهم سيدعمون تطبيق سياسة مماثلة في شركاتهم.

وأرجع سبب قيام الموظفين بتفقد بريدهم الإلكتروني في الإجازات إلى الخوف من فقدان وظيفتهم، والسبب الثاني هو الرغبة في الترقية.

واتفق معه غيتس ليتل الرئيس التنفيذي لشركة altLine Sobanco، مضيفًا أن القادة يجب أن يكونوا مثالاً يحتذى به.

وقال: "إذا كان رئيسك في العمل يجيب دائمًا على رسائل البريد الإلكتروني أثناء عطلته، ألا تعتقد أنه من المتوقع أن تفعل الشيء نفسه؟". "في حين أن المدير الذي يراعي التوازن بين العمل والحياة سيقدم مثالاً يحتذى به لموظفيه بعدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى عودتهم."

هذه الخطوات يجب عليك القيام بها قبل بدء إجازتك:

1. جهز رداً تلقائياً على رسائل البريد الإلكتروني بأنك "خارج المكتب"

قم بتعيين رد تلقائي مع الجدول الزمني لإجازتك وتفاصيل الاتصال بأحد الزملاء لرسائل البريد الإلكتروني العاجلة، ولكن شغّلها قبل بضعة أيام من تاريخ إجازتك وبعدها.

2. حدد "شريك للبريد إلكتروني"

قال جاك أندروود الرئيس التنفيذي لشركة Circuit إن "شريك البريد الإلكتروني" أو شخص ينوب عنك في الرد على الرسائل يحل مشكلتين، فيمكنك قضاء إجازتك براحة بال وتجنب تراكم لا نهاية له من رسائل البريد الإلكتروني للبحث فيها عند عودتك.

ينصح جو روبنسون "الشركاء" بالرد على رسائل البريد الإلكتروني في حالات الطوارئ فقط، لتجنب إثقال كاهلهم. 

3. استخدام أدوات تصفية Filters

يستخدم ستانيسلاف خيلوبوتشينكو نائب رئيس خدمة العملاء في شركة الأمن السيبراني Clario، أدوات تصفية للتمييز بين رسائل البريد الإلكتروني العاجلة والرسائل غير المهمة.

 قال: "لقد أعددت أكبر عدد ممكن من أدوات التصفية بحيث يتم فرز رسائل البريد الإلكتروني التي تصل أثناء غيابي حسب الأولوية".

4. اكتم صوت إخطارات الرسائل

قالت كريستي بيرز كبير مسؤولي التسويق في Paradigm Peptides كتم صوت إشعارات البريد الإلكتروني وأنظمة المراسلة ضرورة لعدم إزعاجك في إجازتك.