مقترحان للتعامل مع الرسائل الإلكترونية المزعجة في العمل

أحيانا ما يتسبب زميل العمل في جعل يومك مزعجا من خلال رسائل البريد الالكتروني أو وسائل التواصل في العمل مثل "سلاك"... لا تقلق، فلست وحدك في هذا الأمر.

فقد قال 44% من الموظفين المشاركين في استطلاع حديث لشركة Kickresume إن الاتصالات المكتوبة، والتي تتضمن رسائل التطبيقات أو رسائل بريد إلكتروني، هي سبب شائع للإزعاج في مكان العمل.

وتتجلى هذه الإزعاجات بعدة طرق، فعندما طُلب من المشاركين تصنيف خمس سلوكيات مزعجة، صنف 33% من المشاركين سرقة الائتمان في المرتبة الأولى، وجاء الإزعاج في العمل في المرتبة الثانية بفارق ضئيل بنسبة 32%.

وبينما قال 62% من الموظفين إن هذه السلوكيات المزعجة تحدث لهم شخصيًا، فمن المنطقي أن تحدث بعض أكثر التفاعلات المزعجة عندما لا نستطيع التواصل وجها لوجه مع الشخص خلف الشاشة، كما يقول ناثان بولينغ، أستاذ علم النفس بجامعة سنترال فلوريدا.

بولينغ، المتخصص في علم النفس الصناعي والتنظيمي، والذي يركز بحثه على كيفية تأثير ظروف العمل المجهدة على الموظفين، يشبه السلوك الفظ بشأن رسالة أو بريد إلكتروني بـ"فورة الغضب على الطريق"، ويقول إنه نظرًا لأن شخصًا ما لا يستطيع رؤية تعبيرات وجه الشخص الذي يتواصل معه، فإن هذا يخلق شعورًا بالضيق من شيء غير ظاهر.

شاهد أيضاً: نوعان من الأشخاص تجدهم في العمل.. المتسلقون و "صناع السكاكين"!

متابعا: "أنا متأكد من أن هناك أشخاصًا ينخرطون في غضب الطريق كل يوم، والأشخاص الذين يفعلون ذلك، إذا مروا بجانبك على الرصيف، فربما لا يكونون وقحين بالضرورة".

ترتبط هذه الإزعاجات الصغيرة بمفهوم الوقاحة، على غرار إرسال بريد إلكتروني سلبي عدواني أو القيام بشيء صغير لمنع أهداف شخص ما، مثل تكرار فكرة أحد الأقران على أنها فكرتك الخاصة.

ولكن تلك اللحظات الصغيرة من الانزعاج قد لا تكون بسيطة للغاية، حيث تصبح في النهاية عبئًا، مما يؤدي إلى عدم الرضا الوظيفي، أو قد تتسبب في مشاكل جسدية، مثل الصداع.

ومن أجل تلافي تلك المشكلات، عملت بعض أماكن العمل على إيجاد حلول، حيث قامت بتعيين مدارس بروتوكول مثل Beaumont Etiquette، التي يقع مقرها في مدينة نيويورك، للإشراف على تدريب وتوجيه الموظفين الجدد. وتقول مايكا ماير، مؤسسة Beaumont، إن عام 2024 كان أكثر أعوامهم ازدحامًا بالطلب على خدماتهم حتى الآن.

وتتابع ماير أن "جزء من الطلب على الخدمات ينبع من التغييرات في الإرشادات بعد جائحة كوفيد-19... ولكن كل شيء، بما في ذلك زملاء العمل المزعجين، يصبح من الأسهل التعامل معه بقليل من آداب السلوك الجيدة"..

وتشير ماير إلى أن "الأمر يتعلق فقط بإظهار الاهتمام بالآخرين. من لا يريد المزيد من اللطف والاعتبار في العمل؟ أعتقد أنه إذا فكرت في ما هو الأكثر لطفًا أو مراعاة واحترامًا لزملائك، فهذا ما يجب عليك فعله".

 

ووفقا لبوينغ وماير، فإن هناك مقترحين للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى المزعجة. 

1. اذكر أمثلة ملموسة للسلوك المزعج

إذا كان مكان عملك مختلطًا، ولكن السلوك المزعج يحدث عبر Slack أو Teams أو البريد الإلكتروني، فحاول التحدث إلى هذا الشخص في الحياة الواقعية، مثل أثناء الغداء أو أثناء تناول القهوة، كما تقول ماير.

اقرأ أيضاً: غولدمان ساكس: العوائد على استثمارات الذكاء الاصطناعي قد تكون محبطة

أما إذا كنت تعمل عن بُعد، فيمكنك تجربة نفس النهج غير الرسمي مع المكالمات الهاتفية، كما تقول. وبدلاً من التطرق إلى الموضوع بقول شيء مثل "نحن بحاجة حقًا إلى التحدث عن شيء ما"، تقترح ماير تخفيف حدة المحادثة بلغة غير رسمية مثل، "آخر شيء قبل أن نبدأ أردت معالجته هو، هل تعلم متى تحدثنا افتراضيًا وحدث هذا؟".

وعندما تذكر في النهاية كل الأشياء التي تزعجك، تأكد من أن لديك أمثلة ملموسة لتلك الأحداث، كما يقول بولينغ. بهذه الطريقة، يمكنك معالجة السلوك بشكل فعال، بدلاً من مهاجمة زميلك في العمل. ويضيف: "لا تقل،" أوه، أنت شخص مزعج... بل قل،" هذا السلوك الذي انخرطت فيه مرهق بالنسبة لي. من فضلك لا تفعل ذلك بعد الآن."

2. تحدث مع فريقك

إذا كان لديك شعور بأن أحد زملائك في العمل قام بشيء محبط، لكنك غير متأكد من الأمر مرتبط بشعورك فقط، فقد يكون من الجيد أن تعرض الأمر على شخص تثق به من خلال تقديم الرسالة أو البريد الإلكتروني له، بحسب بولينغ، الذي يقترح سؤال هذا الشخص: "ما هو رأيك؟ هل أفسر هذا الأمر بشكل خاطئ؟"

فمن المحتمل أن تكون كذلك. حيث إن الناس أحيانًا ما يدونون الأفكار بسرعة في رسالة وقد يبدو الافتقار إلى الود فظًا. أو قد يكون لأقرانك نفس التجربة مع هذا الشخص، مما يسمح لك بالمضي قدمًا ومعالجته مع فريقك.

يمكنك القيام بذلك من خلال طرح الأمر على مدير والتعبير عن أن سلوكًا معينًا كان يزعجك. من هناك، قد تسأل عما إذا كان الفريق يمكنه وضع بروتوكولا قياسيا لمنع مثل هذه الأنواع من التفاعلات من المضي قدمًا، كما يقول ماير.

ويمكن القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني، والذي يبدو أكثر رسمية، أو في اجتماع. في كلتا الحالتين، لا يتعين عليك ذكر أسماء بعينها، ويمكنك استخدام لغة أكثر شمولاً.