كيف تتجنب الندم على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل؟

يندم الكثير من الموظفين على محتوى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مباشرة بعد إرسال الرسالة مباشرة خاصة إذا كان سيعرضهم ذلك لمواقف قد تؤثر على حياتهم المهنية.

في مسح أجرته منصة تعلم اللغة Babbel، شمل 2000 موظف في المكاتب الأميركية، قال حوالي 88% من الأشخاص إنهم ندموا على محتوى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مباشرة بعد الضغط على "إرسال"، ويعتقد 28% أن البريد الإلكتروني الذي أرسلوه بشكل مباشر أضر بحياتهم المهنية.

ويقول حوالي واحد من كل خمسة موظفين من الجيل Z، الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و24 عاماً، إنهم "يندمون في كثير من الأحيان" على رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها، وفقاً لتقرير لشبكة CNBC.

هناك خطآن كبيران يمكن أن يؤديا إلى الندم على البريد الإلكتروني، وهما وجود أخطاء مطبعية ورسائل غير واضحة، كما يقول خبير الثقافة واللغويات في Babbel، إستيبان توما.

اقرأ أيضاً: خمس وظائف يمكن أداؤها من المنزل مقابل 140 دولاراً أو أكثر في الساعة

لتجنب هذه الأخطاء، خذ وقتاً "لمراجعة البريد الإلكتروني بعناية، والتأكد من أن اللهجة مناسبة وأن المحتوى واضح وموجز"، كما يقول توما لشبكة CNBC. 

وأضاف: "ابحث عن أي غموض أو سوء فهم محتمل قد ينشأ عن الصياغة. فكر فيما إذا كانت جميع المعلومات الضرورية قد تم تضمينها وما إذا كانت الرسالة تنقل المعنى المقصود بشكل فعال".

عملية من 4 خطوات لتجنب إرسال بريد إلكتروني مؤسف

نصيحة أخرى مهمة: لا تستجب لشيء ما تحت الضغط، كما تقول مديرة عمليات الأفراد في شركة Epignosis للبرمجيات التعليمية، كريستينا جياليلي.

وتقترح كريستينا جياليلي استخدام إطار عمل GROW، والذي يتضمن:

الهدف: ما الذي أحاول تحقيقه من خلال هذه الرسالة أو الرد؟

الواقع: هل تتناول هذه الرسالة حقيقة ما يحدث؟

الخيارات: هل تمنح هذه الرسالة الشخص خيارات لما يمكن عمله؟

ماذا سنفعل: هل تحدد هذه الرسالة الإجراء الذي سنتخذه بعد ذلك؟

بمعنى آخر، "تأكد من أن البريد الإلكتروني يتضمن بوضوح شديد الموضوع الذي تحاول تغطيته، وعناصر العمل والخطوات التالية"، كما تقول كريستينا جياليلي.

إذا وجدت نفسك تشعر بالانزعاج أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني، يقول توما إنه من الأفضل أن تأخذ قسطاً من الراحة وتعيد النظر في الرسالة "بعقل هادئ ومتماسك".

ويضيف: "بدلاً من إرسال بريد إلكتروني على الفور، فكر في صياغته أولاً وحفظه كمسودة". "يسمح لك هذا بإعادة النظر في البريد الإلكتروني بمنظور جديد بعد مرور بعض الوقت. عند إعادة النظر في المسودة، يمكنك تحديد مجالات التحسين أو إعادة النظر في المحتوى تماماً".

بالنسبة للأمور العاجلة، من الأفضل الرد خلال ساعة أو ساعتين، كما يقول توما، أما بالنسبة للأشياء غير الحساسة للوقت، فإن الرد خلال 24 ساعة "يعتبر مهذباً ومهنياً".